PLANOWANIE - AKCEPTACJA

Obieg i akceptacja wniosków o delegację

  • WORKFLOW
    Możesz korzystać zarówno z gotowych jak i własnych modeli procesów obsługujących obieg wniosków o delegację.
  • PLAN PODRÓŻY
    Określ cel podróży, miejscowości i daty graniczne poszczególnych etapów, a aplikacja sama domyślni się jakie to państwo i kiedy zaczyna się a kiedy kończy każdy z etapów.
  • SZACOWANIE KOSZTÓW
    Na podstawie planu podróży oraz wybranych środków transportu aplikacja szacuje koszty delegacji.
  • WSZYSTKO RAZEM
    Dodawanie notatek, e-maili oraz załączników umożliwia zapisywanie wszystkich informacji miękkich (rezerwacje, bilety lotnicze, wskazówki) w jednym miejscu.

Aplikacja

Proces

ORGANIZACJA

Organizacja podróży służbowej wykonywana przez wyspecjalizowaną komórkę lub osobę delegowaną, wykonywana w szczególności w celu oszacowania kosztów.

  • GENEROWANIE ETAPÓW
    Na podstawie wskazanych we wniosku celów podróży aplikacja automatycznie generuje listę etapów podróży, dzieląc je na etapy typu podróż oraz pobyt. Istnieje możliwość przestawiania etapów oraz dodawania nowych (np. w przypadku przekraczania samochodem granicy państwa).
  • AKCEPTACJA KOSZTÓW
    Po zorganizowaniu podróży może okazać się, że oszacowane koszty przekraczają wartość zaakceptowaną przez przełożonego osoby delegowanej. W takiej sytuacji delegacja może zostać przekazana do ponownej akceptacji kosztów. W innym przypadku osoba delegowana otrzymuje powiadomienie o zakończeniu organizacji delegacji i gotowości do rozpoczęcia podróży.

Proces

PODRÓŻ W TRAKCIE

  • Użytkownicy w trakcie podróży mają możliwość łatwej rejestracji poniesionych kosztów
  • Rejestrowane są wszystkie koszty, zarówno te opłacone firmową kartą kredytową, jak i te ponoszone gotówką przez pracownika
  • Pracownik podaje koszty brutto, a aplikacja przelicza je automatycznie na netto w celu późniejszej automatyzacji rozliczeń i księgowania
  • Koszty mogą być podawane w różnych walutach, aplikacja przelicza waluty automatycznie do rozliczenia wg zadanych kursów walut (np, NBP)

Aplikacja

DOKUMENTY KOSZTOWE

  • Aplikacja przypomina o konieczności uzupełniania kosztów delegacji oraz dostarczenia oryginałów do księgowości.
  • Skany dokumentów kosztowych mogą być dodawane do wniosku o delegację wprost z dysku użytkownika
  • Opcjonalnie skany dokumentów mogą być dołączane do delegacji z poziomu skanera (wystarczy podać numer delegacji, której skany dotyczą)
  • Skany mogą wysyłane do aplikacji również bezpośrednio z poziomu urządzeń mobilnych

Aplikacja

AUTOMATYCZNE ROZLICZANIE

  • Gotowy konfigurator parametrów kalkulacji rozliczenia (stawki diet, limity na noclegi, kursy walut, domyślne stawki VAT)
  • ZAPOMNIJ O PRZEPISYWANIU DANYCH DO EXCELa – mamy automatyczny generator rozliczenia (nr, osoba delegowana i cel podróży, czas trwania, poniesione wydatki, pobrane zaliczki, kursy walut, rozliczenie, podatki i historia obsługi procesu)
  • Generator wydruku kilometrówki

Aplikacja

INTEGRACJA

  • Pełna automatyzacja wymaga wielu integracji – dzięki narzędziom platformy DYSANT RAD & BPM integracja nie może być prostsza
  • Integracja z usługami katalogowymi (Active Directory, Domino Directory, OpenLDAP) w celu zapewnienia spójności uprawnień oraz pojedynczego logowania
  • Integracja z bazami urlopów oraz systemami kadrowymi w celu weryfikacji wszelkich przeszkód związanych z podrożą służbową przed jej rozpoczęciem (zaplanowane urlopy, kończące się badania lekarskie, czy też ważność paszportu)
  • Integracja z bazami budżetowymi – weryfikacja poziomu dostępności budżetu przy uwzględnieniu antycypowanych kosztów delegacji jeszcze nierozliczonych
  • Integracja z systemami poczty elektronicznej – łatwe dodawanie wiadomości email do delegacji (np. potwierdzenie rezerwacji, wskazówki dojazdu, etc.)
  • Integracja z systemami zewnętrznymi (np. systemy rezerwacji, tj. AeTM)
  • Integracja z systemami finansowo-księgowymi – automatyczny eksport rozliczenia kosztów podróży służbowych

Aplikacja

RAPORTY

  • Delegacje do do zwrotu kosztów / do wypłaty
  • Delegacje z raportem kosztów szczegółowych
  • Delegacje z raportem kosztów szacunkowych
  • Delegacje z raportem zaliczek
  • Delegacje wg krajów i dat
  • Delegacje opóźnione (wg odpowiedzialnych i wielkości opóźnienia)
  • Wydruki do PDF (konfigurowalne szablony wydruku)
  • Filtrowanie zestawień po dowolnych parametrach
  • Zapisywanie zapytań jako filtrów ulubionych
  • Eksport zestawień do MS Excel / CSV

Aplikacja