WNIOSEK NA POSIEDZENIE

W zależności od rodzaju instytucji lub jej modelu biznesowego wnioskiem do rozpatrzenia na posiedzeniu może być projekt uchwały, decyzji, postanowienia, SIWZ, rekomendacja, informacja, itd.

  • OBIEG WNIOSKU
    Aplikacja oferuje gotowe do użycia zestaw procesów (workflow) sterujących obiegiem dokumentów, z możliwością ich dowolnej zmiany za pomocą graficznego modelera procesów.
  • KOMENTARZE
    Uczestnicy procesu mogą dodawać załączniki, notatki, komentarze, wysyłać linki do elektronicznej wersji projektu do innych osób zainteresowanych.
  • GENERATOR DOKUMENTÓW
    Treść dokumentów może być tworzona zgodnie z techniką prawodawczą, a dokumenty w formacie doc, docx, pdf, czy xml są generowane automatycznie na podstawie gotowych szablonów.
  • WERSJONOWANIE
    Wnioskodawca konsultując treść projektu dokumentu ma możliwość wersjonowania dokumentu i generowania kolejnych jego wersji.

Aplikacja

Proces

PROJEKT PORZĄDKU POSIEDZENIA

Z listy zaakceptowanych wniosków tworzony jest projekt porządku posiedzenia, który podlega formalnej akceptacji.

  • SZYBKIE TWORZENIE. Projekt porządku posiedzenia może zostać utworzony automatycznie z listy wszystkich wniosków o statusie zaakceptowany na posiedzenie. Po prostu zaznacz wszystkie zaakceptowane wnioski i kliknij Stwórz projekt porządku posiedzenia.
  • OBIEG PROJEKTU PORZĄDKU
    Projekt porządku posiedzenia podlega akceptacji i weryfikacji zgodnie z procedurą formalną właściwą dla danej firmy / instytucji. Aplikacja oferuje predefiniowane procesy akceptacji (workflow), z możliwością modyfikacji przy pomocy graficznego modelera procesów.

Aplikacja

Proces

STRONA POSIEDZENIA

Dysponując zaakceptowanym projektem porządku posiedzenia możemy wygenerować zaproszenie do uczestników spotkania.

  • WYDRUKI
    Aplikacja umożliwia wygenerowanie wydruków zaproszenia do formatu PDF, DOCX zdefiniowanych na podstawie szablonów dostarczonych przez klienta.
  • ZAPROSZENIA E-MAIL
    Aplikacja rozsyła elektroniczne zaproszenia zawierające szczegółowe informacje na temat posiedzenia oraz link do strony posiedzenia.
  • KALENDARZ POSIEDZEŃ
    Wszystkie posiedzenia widoczne są w zbiorczych zestawieniach (np. wg daty, wg statusu) umożliwiających szybki przegląd archiwalnych i przyszłych posiedzeń.
  • BEZ PAPIERU
    Każdy z uczestników posiedzenia otrzymuje dostęp do strony www zawierającej zarówno porządek posiedzenia, jak i wszystkie załączniki z nim związane.

Proces

PRZEBIEG POSIEDZENIA

Przebieg posiedzenia to szereg zdarzeń, wypowiedzi i głosowań, których opis powinien znaleźć się w protokole z posiedzenia.

  • KOLEJNOŚĆ PROCEDOWANIA
    Aplikacja umożliwia dowolną konfigurację kolejności omawianych na posiedzeniu punktów. Rejestrację spraw wniesionych oraz rejestrację zdjęcia spraw z porządku posiedzenia w jego trakcie.
  • OBSŁUGA GŁOSOWAŃ
    Możliwość rejestracji sposobu głosowania (lub braku głosowania) wszystkich uczestników dla każdego z punktów posiedzenia osobno.

Proces

PROTOKÓŁ Z POSIEDZENIA

Po zakończeniu posiedzenia pracowników działów odpowiedzialnych za jego organizację czeka jeszcze jeden żmudny obowiązek – przygotowanie organizacyjnych dokumentów podsumowujących przebieg posiedzenia, tj. protokół, wyciąg czy informacja z posiedzenia.

  • DOSTOSUJ PRZEBIEG
    Po zakończeniu posiedzenia można z łatwością uzupełnić przebieg spotkania o informacje, tj. kto i kiedy wychodził, jaki był przebieg rozmów nad poszczególnymi punktami, itd.
  • WYGENERUJ PROTOKÓŁ
    Po uzupełnieniu wszystkich informacji o przebiegu posiedzenia jednym kliknięciem wygenerujesz protokół, wyciąg, bądź informację z posiedzenia. Każdy dokument może korzystać z szablonu i formatu obowiązującego w danej firmie lub instytucji.

Aplikacja

Proces

REJESTR UCHWAŁ

Skany podpisanych uchwał (lub ich elektronicznie podpisane odpowiedniki) dostępne są w centralnym repozytorium uchwał.

  • ZESTAWIENIA
    Uchwały dostępne są w różnych zestawieniach, tj. wg kategorii, statusu, wnioskodawcy, słów kluczowych, roku, itd.
  • WYSZUKIWARKA
    Filtr umożliwia wyszukiwanie uchwał po niemal dowolnych parametrach, łączenie parametrów w zapytania logicznie, jak również zapisywanie złożonych zapytań jako filtrów ulubionych.
  • NADZÓR
    Aplikacja może cyklicznie wysyłać powiadomienia o konieczności aktualizacji statusu wykonania uchwały.
  • PUBLIKACJA
    Opcjonalnie możliwe jest publikowanie podjętych uchwał na portalach (wewnętrznych lub zewnętrznych). Uchwałę możesz opublikować lub wycofać z publikacji jednym kliknięciem.

Proces