Przeznaczenie

Ruch dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi i miejscami ich przechowywania zależy w dużej mierze od zaawansowania organizacyjnego, infrastrukturalnego i informatycznego instytucji publicznych. W systemie tradycyjnym wspieranym przez EZD teczki aktowe często są przechowywane w komórkach merytorycznych, to tam trafia korespondencja z biura podawczego, to tam są przechowywane kopie korespondencji wychodzącej, to tam są wydruki korespondencji wewnętrznej oraz inne elementy przesyłek nie będące nośnikiem papierowym. Cała dokumentacja spraw zakończonych (bez względu na sposób jej wytworzenia) jest przekazywana do składnicy akt (archiwum zakładowego).

System EZD implikuje natomiast składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych i całą organizację pracy z tym związaną. Komórki merytoryczne uzyskują z założenia dostęp do dokumentów. wersji cyfrowej bez konieczności operowania na fizycznych dokumentach. Oznacza to, że z komórek merytorycznych przekazywana jest do archiwum zakładowego tylko dokumentacja, której nie ma w systemie EZD.

A co z okresem przejściowym?

Nie da się „przeskoczyć” z systemu tradycyjnego do systemu EZD. DYSANT e-Archiwum ma za zadanie wspierać instytucje publiczne również w okresie, gdy część spraw jest jeszcze prowadzona tradycyjnie, a część już w EZD jako w systemie wspierającym. Tworząc spisy zdawczo-odbiorcze (wniosek o przekazanie akt do archiwum zakładowego) możemy m.in. wskazywać teczki zarówno te już istniejące w systemie, jak również, te których w systemie nie ma.

Przykładowe procesy obsługiwane przez aplikację

DYSANT e-Archiwum jest aplikacją procesową, ściśle współpracującą z EZD. Od bieżącej kultury pracy, poziomu cyfryzacji procesów powiązanych oraz przyjętych rozwiązań organizacyjnych (np. składy chronologiczne) zależy jak zostanie skonfigurowany system. Poniżej typowy schemat działania aplikacji wraz ze szablonami wybranych procesów sterujących statusem/obiegiem dokumentów.

Typowy schemat działania aplikacji.

Proces przekazana teczek aktowych do archiwum zakładowego (spis zdawczo-odbiorczy)

Proces wypożyczenia teczek z archiwum

Funkcjonalności

Parametry archiwizacji przesyłki kierowanej do składu informatycznych nośników danych

Parametry archiwizacji teczki - wybór teczki archiwizacyjnej

Teczka archiwizacyjne - metadane

Teczka archiwizacyjna - lista dokumentów

Pudło archiwizacyjne

Wniosek o przekazanie teczek do archiwum zakładowego

Podgląd procesu

Monitorowanie stanu teczek i działania administracyjne, brakowanie

Wniosek o wypożyczenie

e-Archiwum, które zmienia się razem z Twoją organizacją

DYSANT e-Urząd / e-Archiwum to platforma zaprojektowana do zarządzania zmianą.

Jeśli potrzebujesz nietypowych raportów, Twoja organizacja jest rozproszona geograficznie i potrzebujesz obsłużyć wiele składnic akt w różnych lokalizacjach, już dziś wiesz, że Twoje procesy będą podlegać ewolucji - daj znać, to naprawdę można łatwo zaplanować.

Kluczowe korzyści

Procesowe podejście do zarządzanie stanem i ruchem dokumentów i teczek niesie ze sobą korzyści w kilku wymiarach.

Mniej pracy związanej z weryfikacją poprawności wniosków.

Szybkie i bezbłędne tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych. Aplkacja pilnuje spójności logicznej i kompletności danych.

Mniej pracy związanej z zapytaniami do komórek o status teczek, działań, prognoz.

Dostęp do rejestru teczek prowadzonych w danej komórce z informacją o ich statusie i lokalizacji.

Więcej czynności realizowanych w jednym narzędziu.

Prowadzanie komunikacji dotyczącej teczek w oparciu o system pracy grupowej (notatki, komunikator linki).

Wysoka elastyczność narzędzia umożliwiająca łatwe dostosowanie funkcjonalności do rzeczywistych potrzeb.

Szybkie wyszukiwanie teczek.

Możliwość wsparcia procesów na różnych etapach wdrażania EZD (dodawanie teczek z archiwum.

Elektroniczna akceptacja wniosków związanych z ruchem teczek.

Możliwość aktualizacji wzorów dokumentów (np. naklejek na teczki), które są używane jako wydruki przez komórki merytoryczne.

Monitorowanie statusu akceptacji teczek.

Automatyczne sterowanie statusem tęczę na podstawie powiązanych procesów (przekazanie, wypożyczenie, wycerowanie, itd.)

Wsparcie w zakresie przygotowania i aktualizacji prognoz przekazania teczek.

Możliwość importowania danych z systemów trzecich.

System obsługi archiwum oparty o stosowny model uprawnień staje się narzędziem pracy grupowej i komunikacji pomiędzy komórkami i archiwum zakładowym, eliminując zbędną komunikację poboczną (pisma, arkusze kalkulacje, e-maile).

Jedno miejsce pracy na wszystkich teczkach, z informacjami o miejscu magazynowania, wybrakowaniu czy oczekiwaniu na ekspertyzę.

Łatwość dodawania informacji miękkich do teczek i pracy grupowej na teczkach z komórkami merytorycznymi i innymi pracownikami (historii działań i zmian, notatki, linki do teczek).

Możliwość uprocesowania prognoz przekazań i ich aktualizacji z automatycznym przypominaniem do właściwych osób w komórkach merytorycznych.

Dostępna historia wypożyczeń teczek (kto, kiedy).

Dla archiwum zakładowego

Dla komórek merytorycznych

Wszystko jest procesem

Architektura rozwiązania DYSANT e-Urząd, zakłada, że każdy element w systemie może być sterowany procesem. Nie tylko korespondencja, ale również zakładanie nowego kontaktu może wymagać akceptacji, lub dodanie notatki lub rozmowy telefonicznej do sprawy może wymagać weryfikacji i zatwierdzenia.

Chcesz zobaczyć DYSANT e-Archiwum w akcji lub masz dodatkowe pytania?

Skontaktuj się ‒ z przyjemnością odpowiemy na wszystkie pytania