Pomiędzy fakturą a zapłatą do kontrahenta jest sporo elementów, które nie muszą zachowywać się standardowo. Są one dodatkowo narażone na ryzyka oszustwa i kradzieży
Niech płatności nietypowe wymagają dodatkowej akceptacji
Automatyzacja jest dobra, gdy dotyczy zdarzeń powtarzalnych i zweryfikowanych. Jednak gdy automatyzujemy obsługę wyjątków, to konsekwencje mogą być groźne i wykorzystane przez osoby o nie do końca krystalicznych intencjach. Np, rachunek dostawcy zostanie podmieniony przy realizacji płatności na inny, przez nieuczciwego użytkownika. Dlatego sprawdzajmy dostawców przy ich wprowadzaniu, sprawdzajmy rachunki bankowe, gdy pojawiają się po raz pierwszy. Robiąc to proceduralnie (procesowo, obowiązkowo), podnosimy jakość i bezpieczeństwo naszych procesów zakupowych, unikając poważnych kłopotów i strat.Jeśli zatem nie ma powodu, by wstrzymywać płatność, a faktura została sparowana z dokumentem źródłowym, kwota się zgadza, mamy akceptację merytoryczną i formalno rachunkową, a płatność jest realizowana na rachunek, który faktycznie należy do dostawcy (bo to już raz sprawdzono) to możemy płacić bez przeszkód. Jeśli jednak płatność była wstrzymana, nie ma zamówienia, ani umowy, które ktoś zatwierdzał, albo płatność ma dotyczyć nowego rachunku — nie akceptujemy płatności z automatu, niech ktoś jeszcze na to zerknie i zaakceptuje taką płatność.
Poniżej przykładowy ideogram płatności automatycznych.
Doskonała kontrola nad płatnościami na poziomie paczki bankowej
Płatności gotowe do realizacji mogą grupowane po dowolnych parametrach (wartość, waluta, konto płatnika, termin płatności) w celu utworzenia z nich paczek bankowych. Jeszcze na poziomie paczki bankowej możesz łatwo przeglądać, z czego wynika dana płatność, czy istnieją jakiekolwiek elementy obniżające pewność co do niej (płatność wznowiona, nietypowy obieg faktury lub płatności, itp.), czy można połączyć płatności do jednego dostawcy.
Ogranicz kontrolę w ramach limitów płatności
Zależnie od specyfiki danej organizacji mamy do czynienie z mniejszą lub większa powtarzalnością określonych płatności.Zamiast kontrolować każdy proces płatności możesz utworzyć “strefy ograniczonego ryzyka”, w ramach których wymogi akceptacyjne są zmniejszone, jednak poziom bezpieczeństwa nadal jest akceptowalny.
Kontynuowanie danego rodzaju płatności wymaga odnowienia budżetu, co oznacza kolejną (kwotową, hurtową) akceptację ze strony menedżera.
W ten sposób możemy ograniczyć ilość akceptacji wykonywanych przez decydentów / menedżerów, zwiększając ich efektywność, przy marginalnym zmniejszeniu bezpieczeństwa transakcji. Transakcje nadal wymagają weryfikacji i akceptacji minimum dwóch osób, jednak menedżerowie nie muszą akceptować każdej z osobna.
Nie pozwól by ktoś zmienił dane Twoich przelewów w drodze do banku
Komunikacja elektroniczna z bankiem może być realizowana na różne sposoby i to w obu kierunkach. Możemy korzystać z gotowej usługi oferowanej przez bank, a cześć banków oferuje dodatkowo mechanizmy integracji (Web Services) oraz API do swoich systemów, zapewniające możliwość bezpiecznego zlecania przelewów, czy pobierania danych o stanie rachunków.Obecnie polski sektor bankowy stara się umacniać innowacyjność finansową w Polsce, wspierając standardy otwartej bankowości (tzw. PolishAPI). Zdefiniowany został interfejs elektronicznego dostępu (wystandaryzowany mechanizm dostępu, niezależny od banku) na potrzeby usług świadczonych przez strony trzecie, w oparciu o dostęp do rachunków płatniczych. Stanowi to kluczowy element usług wprowadzanych przez znowelizowaną dyrektywę w sprawie usługach płatniczych w ramach rynku wewnętrznego UE, czyli PSD2.W DYSANT współpracujemy z poszczególnymi bankami, aby implementować w naszych rozwiązaniach, bezpieczne i zatwierdzone przez banki mechanizmy integracji, które najlepiej służą użytkownikom naszych systemów.
Paczka bankowa z przelewami jest przesyłana przez internet do banku. Jest wtedy narażona na ryzyko modyfikacji, chyba, że będziemy ją przesyłać bezpiecznym i szyfrowanym kanałem uniemożliwiającym modyfikację jej zawartości
Możesz elastycznie wspierać politykę płatności w swojej organizacji
Systemy ERP oraz systemy bankowości elektronicznej nie kojarzą się z elastycznością. Dlatego też trudno tam zastosować typowy dla Twojej organizacji algorytm uprawnień dostępu i akceptacji płatności. Kto może, a kto nie może akceptować płatności do realizacji, które płatności wymagają dwóch potwierdzeń, a co w przypadku konieczności modyfikacji danych do płatności, czy audyt akceptuje przesyłanie plików csv z płatnościami do banku przez niezabezpieczone łącze, kto może wczytać pliki płatności do bankowości elektronicznej? Te i wiele innych wątpliwości i scenariuszy napotykają na bariery technologiczne i kosztowe.Na szczęście moduł DYSANT Płatności pozwala sprawnie i elastycznie zarządzać modelem uprawnień do tworzenia i edycji płatności, procesami generowania i akceptacji płatności, generowania i weryfikacji paczek bankowych oraz zabezpieczonego, szyfrowanego eksportu danych do systemów homebankingu.