Dodaj własne atrybuty opisujące kontrahentów
Każda branża ma nieco inną specyfikę, która wymaga gromadzenia nieco innych danych. Organizacje różnią się miedzy sobą m.in. rynkami, systemami, które ich wspierają. Te różnice wpływają na to, jakie dane są nam potrzebne, jakimi słownikami opisujemy kontrahentów. Zdarza się również, że z baz danych kontrahentów planują korzystać różne organizacje w grupie (kapitałowej), które potrzebują operować na odmiennych zestawach danych (np. CRM w grupie kapitałowej, gdzie jedna spółka potrzebuje dodatkowych opcji segmentacji kontrahentów). Moduł DYSANT Kontakty pozwala na utworzenie specjalnej sekcji na karcie kontrahenta lub kontaktu, gdzie gromadzone są dane specyficzne dla danej organizacji lub jednej z organizacji działającej w grupie (np. dodatkowy wymiar segmentacji, termin płatności jako klient lub jako dostawca, opiekun klienta itp.).
Wybierz wersje i słowniki przystosowane do swojej branży
Branże mają swoją specyfikę nawet w obszarach, takich jak dane kontrahentów. Przykładowo dla logistyki ważny będzie numer EORI kontrahenta, dla terminala kontenerowego dostęp do numerów PKD klienta, dla administracji publicznej ważne będzie, by w sekcji adresu znalazło się pole "poczta" i "numer skrzynki ESP, a dla firm wchodzących w skład międzynarodowych organizacji ważnym będzie możliwość wskazania, że dana firma wchodzi w skład grupy kapitałowej. Każdą z tych opcji możesz znaleźć w DYSANT Kontakty.
Słowniki dla administracji publicznej
Administracja publiczna jak żadna inna branża wymaga osobnego traktowania ze względu na swoją specyfikę. Znajduje to również odzwierciedlenie na karcie kontrahenta, na której gromadzone są dodatkowe dane tj. skrzynki ESP (skrytka ePUAP), dane adresowe zawierające m.in. województwo, powiat, gmina, poczta, skrytka pocztowa, klasyfikacja ze względu na RODO, inne słowniki zwrotów grzecznościowych, inne słowniki płci itp. DYSANT Kontakty występuje w specjalnej, gotowej do użycia wersji przeznaczonej dla administracji publicznej, w szczególności do współpracy z modułem DYSANT EZD.
Zlecaj zadania i ustawiaj alarmy
Zadania i terminy są standardowym mechanizmem platformy DYSANT, które mogą być tworzone w kontekście dowolnych obiektów, w dowolnych modułach. Terminy to nic innego, jak alarmy, „przypominajki” związane z tym, że coś trzeba w kontekście danej organizacji lub kontaktu zrobić. Zadania natomiast są podprocesami (osobny, dowolnie modelowany workflow) związane z obiektem, którego dotyczą. Czyli zadanie może być związane z organizacją, osobą, fakturą, przetargiem, umową, reklamacją itd. Zadanie można zlecić samemu sobie lub innej osobie w organizacji. W większych organizacjach zadania mogą być zlecane innym komórkom, w których są dekretowane na inne osoby w tych komórkach.
Zadania różnego typy mogą być sterowane różnymi wersjami procesów (np. Wymagające potwierdzenia przez przełożonego, wymagające potwierdzenia przez zleceniodawcę zadania itd.). Zadania to potężny i elastyczny mechanizm, który możemy stosować w każdym module na platformie DYSANT. Przykłady zadań i terminów
● dla kontaktów
- zaktualizować status płatnika VAT
- zaktualizować informacje o składzie Zarządu i strukturze kapitałowej
- zaktualizować informacje o wysokości zatrudnienia zaktualizować czy kontrahenta nie znajduje się na czarnej liście dostawców spółki matki
● dla umów
- sprawdzić poziom obrotów za ostatni rok
- zweryfikować poziom realizacji umowy
- zaktualizować zgodność obrotów z poziomem rabatów
Część z alarmów może być zautomatyzowanych (integracja, RPA) i wysyłać jedynie powiadomienia o odchyleniach wskaźników, a część wymaga pracy manualnej, podjęcia działania przez człowieka.
Notatki i załączniki w jednym miejscu
System obiegu dokumentów i informacji ma z jednej strony wspierać sprawną obsługę procesów (workflow), z drugiej jednak strony ma za zadanie usprawniać pracę grupową i komunikację. W trakcie realizacji procesu, na poszczególnych jego krokach użytkownicy potrzebują się komunikować ze sobą — do tego służy właśnie zakładka notatki. Notatki mogą być tworzone wraz z załącznikami oraz powiadomieniami do innych użytkowników o utworzeniu notatki, mogą być również tworzone w relacji notatka — odpowiedź — odpowiedź itd., tworząc swoistą strukturę drzewiastą pytań i odpowiedzi. Jednak tym, co czyni notatki wyjątkowym w tym ujęciu to fakt, że są one tworzone i utrzymywane w kontekście dokumentu, którego dotyczą. Innymi słowy, komunikacja w sprawie kontaktu, faktury, umowy, czy reklamacji nie wymaga osobnego kanału komunikacji (maila, chatu), tylko jest realizowana jako „żywa dokumentacja miękkiej komunikacji”, która dzieje się w związku z danym procesem.
Audytuj procesy za pomocą sekcji Historia
Historia procesu pokazuje nam nie tylko, kto i jaką akcję obiegową wykonał w danym kroku procesu (akceptował, zwracał, odrzucał itp.). Historia zawiera również informacje na temat:
- Zmian, jakie użytkownicy wykonali w poszczególnych polach formularzach, prezentująca treść historyczną i bieżącą (z jakiej wartości, na jaką zmieniono termin płatności na fakturze). Stanowi to nieocenioną wartość z punktu widzenia audytu, ponieważ bez względu na to, jak wiele razy wartość w danym polu była zmieniana, zawsze jesteśmy w stanie zweryfikować kto, kiedy i jakich zmian dokonał.
- Akcji dodatkowych wykonanych na formularzu, np. Użytkownik Adam Kowalski dodał załącznik, dodał notatkę, uruchomił powiadomienie itp.
”Ciemny kokpit” - inteligentne monitorowanie zdarzeń w procesie
W historii danego dokumentu znajduje się bardzo dużo informacji. Z jednej strony to dobrze, bo mamy pełny obraz zdarzeń, z drugiej strony utrudnia to jej analizę. Przed podobnym problemem stanęło kiedyś lotnictwo, gdzie pulpity sterowania samolotami pasażerskimi wyglądały jak bożonarodzeniowe drzewko, co znacznie utrudniało wychwytywania krytycznych informacji. Airbus spopularyzował koncepcję „Dark Cockpit” znaną również jako „No white lights”, co w skrócie oznaczało, że jeśli dany parametr przyjmuje standardowe wartości, to nie powinien być widoczny. Na pulpicie powinny pojawiać się (wyróżniać) tylko te zdarzenia, które wymagają uwagi pilota. Platforma DYSANT oferuje unikalny mechanizm definiowania reguł „ciemnego kokpitu”, tak aby w historii wyróżniały się te zdarzenia, które w danym module, przy danej definicji procesu, przy danej specyfice organizacji uznane są warte uwagi, istotne, krytyczne. Poziom monitorowania może być dostosowany do preferencji, w każdym razie mechanizm ten ma realizować zasadę „jeśli wszystko przebiega standardowo, to nie jest dla mnie interesujące, pokaż mi to, co jest nietypowe”. Jeśli wszystko idzie jak po sznurku, wszyscy akceptują, wszystko dzieje się w terminie - „żadna lampka się nie zapala”. Jeśli jednak w procesie przekroczono terminu, pojawiają się negatywne opinie, zwroty do uzupełnienia itp. - to wyróżniamy takie informacje, aby można je było łatwiej wychwycić. Może być to szczególnie przydatne dla audytorów, controllingu.
Graficzny podgląd obsługiwanego procesu
Platforma DYSANT korzysta z międzynarodowych standardów we wszystkich miejscach, w których to tylko możliwe. Jednym z nich jest standard modelowania procesów BPMN. Dzięki takiemu podejściu nasz silnik workflow może korzystać z procesów zamodelowanych w dowolnych narzędziach zewnętrznych służących do modelowania wymagań na systemy informatyczne, w tym do modelowania procesów, od najprostszych i darmowych (bpmn.io) po zaawansowane (Visual Paradigm). Pozwala nam to również na łatwą wizualizację procesu w kontekście dowolnego dokumentu. Dzięki temu użytkownik w każdej chwili, na dowolnym dokumencie, którego obieg sterowany jest poprzez workflow, może uruchomić podgląd bieżącego stanu obsługi procesu. Podgląd ten wyróżnia ścieżkę, jaką proces przebył do danego dokumentu i w szczególny sposób oznacza krok, stan, w którym dokument znajduje się w danej chwili. Dzięki tej funkcjonalności użytkownik może łatwo się zorientować, gdzie znajduje się w danej chwili oraz „dokąd proces pójdzie”, gdy użytkownik wybierze dostępne akcje obiegowe (zaakceptuj, odrzuć, zwróć). Pozwala to wspomagać użytkowników stojących przed dylematami w stylu „a co się stanie, gdy zaakceptuję ten dokument, to dokąd on pójdzie?”.
