Wiele organizacji nie dysponuje dojrzałą polityką zakupową, która jasno definiuje reguły, procesy i pożądane zachowania w procedurze zakupowej. Od sposobu definiowania potrzeb, planowania budżetów, doboru i oceny dostawców, przez zgłaszanie potrzeb, obsługę formalnych procedur zakupowych, aż po zarządzanie płynnością i oczywiście obieg faktur zakupowych. W wielu przypadkach to właśnie proces obiegu faktur realizuje prawie wszystkie te funkcje. To tutaj ocenia się zasadność zakupu, wysokość cen, rozstrzyga się niezgodności i akceptuje dokumenty do płatności.

‍Jednak to nie tak powinno być.

• Budżety buduje się na podstawie planowania potrzeb.
• Umowy definiują warunki współpracy, terminy dostaw, ceny, sposoby dokumentowania dostaw, osoby uprawnione itd. Umowy również wskazują określone inwestycje, produkty, rynki, których mają dotyczyć związane z nimi i planowane zakupy. Zatem to tutaj można już w wielu przypadkach, stworzyć wzorzec dekretacji dla zakupów powiązanych z daną umową.
• Zamówienia bazujące na zapotrzebowanych lub umowach powinny się odnosić do planów, potrzeb, budżetów, umów. Zamówienie jest podstawą do wystawienia faktury, treść faktury powinna być de facto w 100% zgodna z treścią zamówienia.

Możemy zatem dekretować koszty w powiązaniu z pozycjami zamówienia, a gdy przychodzi faktura, to jej sparowaniu z zamówieniem, dekretacja zostanie przeniesiona automatycznie z zamówienia na fakturę, redukując znacznie wolumen pracy związanej z obiegiem faktury zakupowej.

Jeśli faktura powołuje się na zamówienie (na fakturze dostawca podał numer zamówienia) to faktura zostanie automatycznie przekazana do osoby zamawiającej (lub właściwego magazynu), bez zbędnej zwłoki i pomyłek. Komórka merytoryczna musi jedynie potwierdzić, że usługa została poprawnie wykonana, towar dotarł do odbiorcy lub na magazyn i jest zgodny z zamówieniem. To są dosłownie jedno, dwa kliknięcia „Akceptuję” i faktura od wejścia do organizacji (np. pobrania jej z KSeF) jest zatwierdzona pod względem merytorycznym i trafia do weryfikacji formalno-rachunkowej. Jeśli dekretacja była wykonana poprawnie (szablony dekretacji, metadekretacja, podpowiedzi do dekretacji) to księgowość i finanse w większości przypadków jedynie stwierdzają poprawność dekretacji, a fakturę eksportują do ERP. Nakład pracy, jaki faktury wymagają w dziale księgowości, zostaje dramatycznie ograniczony. Jednak zwiększenie produktywności i organicznie ilości błędów i telefonu do księgowości to nie jedyne korzyści z takiej architektury procesów.